物事を文字におこすというのは非常に難しい事です。しかし、日常生活では多発する出来事です。例えば、授業・資料作り・ミーティングなどです。これらは、ただ単に文字を書き連ねるだけでは、とても見づらいものになってしまいます。
適切で見やすい文章を書くためには、論理的な考え方が必須となります。いわゆるロジカルシンキングというものですね。これが足りないと綺麗なノートも作れなければ、先輩に納得してもらえる議事録もとれません。
僕も以前はまともに議事録をとれませんでしたが、ちょっとしたコツを掴んだら、とても見やすくまとまった議事録が書けるようになりました。
また、そのとき「見やすい議事録を書こうと努力すると論理的な考え方が身につく」という事にも気づきました。
そこで今回は、ノートや議事録を取る際のちょっとしたコツを紹介します。 とても簡単なことですので、論理的な思考力を鍛えたい方は、是非、チャレンジしてみてください！
意味の階層を意識する
しっかりとまとまった議事録をとる場合、書き込む本人が深くまで理解していないと、意味がバラバラで伝わりにくいものになってしまいます。よく起こり得るのが、どの部分を話しているのか分からないという現象です。
物事には階層があり、基本的にはその時々の意味ごとに、以下のような木構造で表現できます。
木構造
- 大テーマ1
- 中テーマ1.1
- 中テーマ1.2
- 小テーマ1.2.1
- 中テーマ1.3
- 小テーマ1.3.1
- 大テーマ2
- 中テーマ2.1
ここで、本当は小テーマ1.2.1について話し合っているのに、議事録をとる人は小テーマ1.3.1についての事だと勘違いしてしまうと、意味がつながっていないダメな議事録になります。ここで勘違いが発生する原因の一つに、論理的な考え方の不足が挙げられます。
頭の中で物事の繋がり(論理)ができていないため、階層分けができないのです。裏を返せば、適切な階層分けについて考える事で、論理的な思考力が養われていきます。子供の頃、先生が黒板に書いたことの丸写しでないのに、ノートが綺麗なクラスメイトはいませんでしたか？僕の主観ですがそういう子は頭が良い傾向にある気がします。先生が何について話しているのかを解釈し、自分なりにより良いまとめ方(グループ化)をしていたため、自然に身についたものだと思います。
これらは、階層分けを意識するだけで、今からでも十分に鍛えることができます。
そこで、僕が実際に行っていた方法を一つ紹介します。
Wordソフトを使った論理的思考力向上トレーニング
この方法は、MicrosoftOfficeのWordで、物事の階層を意識して議事録をとるというものです。基本的にはWordの「箇条書き」機能を使い、木構造で箇条書きをしていくだけです。勿論他のソフトでもできますが、僕のオススメはWordです。何故かというと、Wordの「箇条書き」機能がとても使いやすいし、多くの人が扱えるからです。
Wordでは「箇条書き」を一度クリックすると、その段落内では記述した文章が「Tab」キーを押すと階層が一つ下がり、「Enter」キーを押すと階層が一つ上がります。これがとっても使いやすいんです！ミーティング中の議事録は速さも求められますので、この階層の上下は重宝します。「Tab」キーと「Enter」キーはホームポジションから少し小指を動かせば届く位置にあります。慣れれば高速で議事録をとることができるようになりますので、チャレンジしてみてください。
たった一つですが、今回紹介した物事の階層を意識すれば、論理的な考え方は着々と身につくはずです。しかし、ただ書いているだけじゃダメです。意識することが重要です。
